Lavorare da casa può avere diversi vantaggi, a patto di saper organizzare il proprio spazio lavorativo e il proprio tempo. Ecco alcuni consigli
Tra le misure straordinarie prese dal Governo italiano per tentare di limitare la diffusione del coronavirus c’è anche quella che prevede, per tutta la durata dell’emergenza e su tutto il territorio nazionale, l’applicazione de “la modalità di lavoro agile disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81“. Cioè il cosiddetto “smart working“, che un tempo si chiamava “telelavoro” e che, molto più semplicemente, possiamo anche chiamare con il suo vero nome: lavoro da casa, via Internet.
Naturalmente non tutti i lavori possono essere svolti in modalità smart: un meccanico deve aprire l’officina, un commerciante senza e-commerce deve aprire il negozio. Ma molti altri lavori d’ufficio possono essere tranquillamente svolti in smartworking. E anche con ottimi risultati, purché ci si organizzi bene e ci si prepari a questo nuovo e diverso modo di lavorare.
A dispetto di quanto si pensi, infatti, non è sufficiente accendere il PC e collegarsi alla Rete. Il lavoro da remoto necessita di organizzazione (domestica e lavorativa, che dovranno coesistere per tutto il periodo nel quale si lavora da casa), di capacità di concentrazione (in casa possono esserci più distrazioni che in ufficio) e di un occhio di riguardo per la sicurezza informatica, altrimenti metteremmo a rischio non solo i nostri dati personali, ma anche tutti i documenti legati alla nostra attività professionale.
Smart working: i vantaggi
Il vantaggio dello smart working (ai tempi del coronavirus e non solo) è evidente: si evitano i contatti tra le persone, si riducono le probabilità di contagio. Ma c’è molto altro: lavorando da casa non si perde tempo nel traffico per andare a lavorare e, di conseguenza, la giornata lavorativa “netta” dura di meno. Ed è anche meno stressante, perché non dobbiamo passare ore nel traffico e possiamo lavorare comodamente da casa.
Risparmiamo anche: sulla benzina, sui biglietti dei mezzi pubblici, su un eventuale pausa pranzo da fare fuori casa. A casa, poi, le pause diventano molto più piacevoli e rilassanti perché non ci sarà un collega che ci racconta dei suoi dissidi col capo, o dei suoi problemi in famiglia. E, a proposito di famiglia, se anche il nostro partner lavorerà da casa potremo trascorrere più tempo con lui o lei. Come più tempo passeremo con i figli, visto che le scuole sono chiuse. Insomma, i vantaggi dello smart working sono davvero tanti. Ma anche gli svantaggi vanno considerati.
Smart working: gli svantaggi
Lo svantaggio principale dello smartworking è che, molto probabilmente, non siamo abituati (né organizzati) al lavoro da casa. Quindi non avremo la nostra scrivania, non avremo il PC desktop aziendale con tutte le sue password memorizzate, non avremo il collega di scrivania a cui chiedere un favore o un consiglio su come svolgere un compito. L’ambiente di lavoro, in realtà, non è un vero ambiente di lavoro: è casa nostra, un posto dove di solito ci rilassiamo e non lavoriamo.
Quindi, magari, non abbiamo una stanza dedicata al lavoro dove poter fare telefonate importanti. Telefonate durante le quali, magari, dovremo scappare dai nostri figli che gridano proprio mentre stiamo parlando con un cliente importantissimo. E faglielo capire ai figli, poi, che stiamo lavorando e che non possiamo dedicargli tutto il tempo che, giustamente, vorrebbero passare con noi visto che siamo a casa. Gli svantaggi del lavoro agile vi sembrano di più dei vantaggi? È solo perché ancora non avete considerato i possibili problemi tecnici del lavoro da casa.
Smartworking: i problemi tecnici
Si lavora da casa, ma tramite Internet. La stessa Internet alla quale si collegano tutti gli altri inquilini della casa e che, magari, non ha le prestazioni della rete aziendale. E se la rete ha un problema e salta la connessione, non c’è un collega accanto che può testimoniare che non stiamo lavorando perché non c’è Internet. Ma non solo: se si lavora dal proprio computer, perché in ufficio c’è il desktop, bisogna installare da zero i programmi che usa l’azienda e copiare almeno i dati sui quali stavamo lavorando negli ultimi tempi. E se serve un file o una cartella che non ci siamo portati a casa, purtroppo, non c’è nulla da fare.
A questi grattacapi tecnici della rete domestica vanno poi aggiunti quelli della sicurezza informatica. A casa non abbiamo il tecnico aziendale pronto a sistemarci il computer ogni volta che ne abbiamo bisogno e, soprattutto, non abbiamo una rete configurata ad hoc, con firewall e altre misure di sicurezza in atto. Questo vuol dire che la Rete è maggiormente esposta ai rischi di attacco e, con essa, lo sono anche i dati presenti nel computer. Il rischio di un cyberattacco di natura industriale, insomma, si fa più elevato.
Smartworking: come organizzarsi al meglio
Prevenire è meglio che curare: farsi trovare pronti è il miglior metodo per massimizzare i vantaggi e minimizzare gli svantaggi dello smartworking. Preparare tutti i file da portarsi a casa è importantissimo, o potremo restare bloccati. Magari, in questo, un servizio di cloud storage potrebbe esserci di grande aiuto. Chiedere agli altri membri della famiglia di non esagerare con gli streaming e di lasciare la connessione libera per lavorare è altrettanto importante. Organizzarsi lo spazio di lavoro, possibilmente in una stanza dedicata solo a quello, è l’ideale.
Infine, un ultimo consiglio molto importante: rispettare gli orari di lavoro precedenti. Non lavorare né più né meno è fondamentale, altrimenti rischiamo di peggiorare la nostra qualità del lavoro o, peggio ancora, di non riuscire a portare a termine i lavori assegnati entro le scadenze previste.
Smartworking: i consigli per gestire al meglio le riunioni da remoto
Ovviamente, lavorare da remoto non vuol dire dover rinunciare alle riunioni con i colleghi o ai meeting con i clienti. Anche se si lavora da casa, infatti, sarà indispensabile mantenere i rapporti con collegi e clienti, rispettando tutte le scadenze e gli appuntamenti in calendario. Per evitare, però, che le videoconferenze si trasformino in caos, si dovranno tenere a mente delle regole di “bon ton” che aiuteranno sia voi, sia chi si trova “all’altro capo” della webcam.
- Sceglie bene dove. Affinché la videoconferenza si svolga nella migliore maniera possibile è necessario sceglie una stanza con caratteristiche ben precise. Prima di tutto, deve avere un’ottima illuminazione, così da garantire che l’immagine sia chiara e dettagliata. Sconsigliato mettersi controluce così da evitare l’effetto silhouette. Scegliete, inoltre, un luogo con una parete neutra e che non sia di passaggio: in caso contrario rischierete di distrarre il vostro interlocutore
- Niente rumore di fondo. Allo stesso modo, il luogo scelto per la videoconferenza deve essere quanto più possibile silenzioso. Evitate luoghi affollati, o dove il rumore di fondo potrebbe coprire la vostra voce e quella degli altri partecipanti
- Massima attenzione. Evitate qualunque tipo di distrazione nel corso della riunione. Guardate fisso l’obiettivo della webcam e non andate in giro per casa. Anche se non vi trovate in ufficio, è come trovarsi al lavoro e difficilmente a lavoro vi alzereste nel bel mezzo di un incontro per andare a chiacchierare con il vostro vicino di scrivania
- A ognuno il suo tempo. Per quanto possiamo avere una connessione stabile e veloce, nel corso della videoconferenza sarà fisiologico avere un po’ di lag e ritardo nelle “trasmissioni”. Per questo è consigliabile attendere qualche istante prima di iniziare a parlare: in questo modo avrete la certezza che l’interlocutore avrà terminato il suo discorso e non vi sovrapporrete l’uno all’altro
